Le glossaire MyDotation
Les actions accessibles dépendent de votre rôle et de votre périmètre. Lorsqu’un terme ne correspond pas à un réglage, la dernière colonne indique où le gérer ou le consulter.
| Terme | Définition courte | Actions associées | Où le paramétrer ? |
|---|---|---|---|
| Dotation | Ensemble des items attribués à un collaborateur pour l’équiper. | Attribuer, remettre et suivre les retours. | À gérer dans la fiche du collaborateur. |
| Item | Élément géré dans MyDotation : vêtement, matériel, clé, badge ou accès numérique. | Créer, classer et attribuer. | Inventaire › Ajouter un item. Puis Fiche de l’item › Modifier l’item. |
| Pièce | Exemplaire physique numéroté d’un item suivi en stock. | Ajouter des pièces et suivre qui les détient. | Inventaire › Fiche de l’item › Configuration. |
| Variante | Déclinaison d’un item selon une taille, un format, un modèle ou une zone d’accès. | Choisir la déclinaison adaptée et gérer son stock. | Inventaire › Ajouter un item › Avec variantes. |
| Item numérique | Accès dématérialisé, comme un compte, une licence ou un code, sans pièce ni stock physique. | Attribuer l’accès et enregistrer sa restitution. | Inventaire › Ajouter un item › Nature › Numérique. |
| Consommable | Item distribué qui n’a pas à être rendu. | Attribuer et remettre. | Inventaire › Ajouter un item › Au départ du collaborateur › Consommable. |
| Suivi du stock | Suivi des pièces numérotées : le stock diminue à la remise et augmente au retour. | Identifier les pièces et suivre leur disponibilité. | Inventaire › Ajouter un item › Suivre le stock. Ce choix est fixé à la création. |
| Item non suivi | Item attribuable sans limite de stock, sans suivi des pièces ni alerte de stock. | Attribuer sans gérer de quantité disponible. | Inventaire › Ajouter un item › laisser Suivre le stock désactivé. |
| Inventaire | Liste des items et des informations permettant de les gérer. | Ajouter, rechercher, filtrer et consulter les fiches. | Pas de réglage propre : rubrique Inventaire. |
| Parc | Ensemble des items gérés par l’établissement. | Consulter les stocks, les états et la valeur du matériel. | Pas de réglage propre : Inventaire et Rapports › État du parc. |
| Catégorie | Classement utilisé pour organiser les items. | Créer des catégories et sous-catégories, puis y ranger les items. | Catégories d’items. Le rattachement se choisit dans la fiche de l’item. |
| Univers | Grande famille d’items correspondant à une catégorie de tête. | Organiser les catégories, désigner un responsable et un lieu. | Catégories d’items › Catégorie de tête. |
| Responsable d’univers | Personne chargée de gérer les catégories qui lui sont confiées. | Traiter les demandes et gérer les opérations autorisées. | Catégories d’items › Catégorie de tête › Responsable d’univers. Ses droits se gèrent dans Utilisateurs et Rôles. |
| Lieu de remise | Endroit où le collaborateur récupère ses items. | Indiquer le lieu de récupération. | Catégories d’items › Catégorie de tête › Lieu ; ou Fiche de l’item › Modifier l’item › Lieu de remise. Le lieu de l’item est prioritaire. |
| Kit de poste | Liste d’items suggérés pour équiper un poste ou un collaborateur, sans attribution automatique. | Créer ou dupliquer un kit, puis attribuer les items proposés. | Personnel › Kits de poste. |
| Attribution | Association d’un item à un collaborateur avant sa remise effective. | Choisir les items nécessaires. | À gérer dans Attributions ou dans la fiche du collaborateur. |
| Désattribuer | Retirer une attribution prévue pour un collaborateur. | Annuler un besoin ou ajuster la dotation. | Action disponible notamment dans Remises et Alertes de stock. |
| Préparation | Étape qui consiste à rassembler les items avant leur remise. | Préparer les items et suivre l’avancement. | Remises › Préparer. |
| Remise | Enregistrement de la livraison effective des items au collaborateur. | Confirmer les items remis. | Remises › Remettre. |
| Retour / restitution | Enregistrement des items rendus par le collaborateur. | Enregistrer le retour et constater l’état des pièces. | Retours. |
| Attestation | Document émis lors d’une remise, d’un retour ou du solde d’une dotation. | Consulter les documents et suivre les signatures. | Consultation dans Attestations. |
| Signature en attente | État d’une attestation dont la signature n’a pas encore été recueillie. | Repérer les documents restant à signer. | Aucun réglage direct : Attestations › filtre Signature. |
| Stock libre | Quantité de pièces disponibles pour être remises. | Vérifier la disponibilité et ajouter des pièces. | Inventaire › Fiche de l’item › Configuration. La disponibilité évolue avec les opérations. |
| Seuil d’alerte | Niveau de stock paramétré pour signaler un besoin de vigilance. | Définir le seuil et consulter les alertes. | Inventaire › Fiche de l’item › Configuration › Modifier le seuil. |
| Turnover | Délai obligatoire entre deux remises d’une même pièce, pendant lequel elle reste indisponible après son retour. | Définir le délai et anticiper la prochaine disponibilité. | Inventaire › Fiche de l’item › Planification › Délai de turnover. Activation au niveau de l’établissement. |
| Conflit de dates | Situation où les demandes sur une même période dépassent le nombre de pièces disponibles. | Ajuster les dates, ajouter du stock ou désattribuer une demande. | Pas de réglage direct : Calendrier, Alertes de stock ou Fiche de l’item › Planification. |
| Arbitrer | Décider comment résoudre un conflit de disponibilité. | Examiner les demandes et ajuster la planification. | Calendrier › Arbitrer, ou Fiche de l’item › Planification. |
| État de vie | Situation d’une pièce : active, défectueuse, manquante ou inactive. | Repérer les anomalies et filtrer l’inventaire. | Consultation dans Inventaire et Fiche de l’item › Configuration. |
| État d’usage | Situation d’utilisation d’une pièce : libre, sortie ou en turnover. | Vérifier si une pièce peut être remise. | Consultation dans Inventaire et Fiche de l’item › Configuration. |
| Pièce défectueuse | Pièce constatée « à réparer » lors d’un retour et retirée du stock disponible. | Remettre en service après réparation ou retirer du parc si elle est irréparable. | Constat dans Retours ; traitement dans Pièces défectueuses. |
| Ticket | Signalement ouvert par un collaborateur ou déclaré pour son compte. | Ouvrir un ticket et suivre son traitement. | Tickets › Ouvrir un ticket. |
| Campagne | Vérification des pièces par scan, sur un établissement ou certaines catégories. | Ouvrir une campagne, scanner et repérer les pièces manquantes. | Campagnes › choisir l’établissement et les catégories. |
| QR code | Étiquette scannable permettant d’identifier le matériel. | Paramétrer les étiquettes, les générer et les scanner. | Fiche de l’item › Configuration › Paramétrer les étiquettes QR ; rubrique QR codes pour leur gestion. |
| Collaborateur | Personne à qui des items peuvent être attribués et remis. | Suivre sa dotation, ses remises et ses retours. | Collaborateurs › Fiche du collaborateur. |
| Utilisateur | Personne disposant d’un compte pour gérer la plateforme selon ses droits. | Ajouter un compte, attribuer des rôles ou désactiver le compte. | Personnel › Utilisateurs. |
| Rôle | Ensemble de permissions définissant les actions autorisées pour un utilisateur. | Créer, modifier et associer un rôle à un compte. | Personnel › Rôles ; affectation dans Utilisateurs. |
| Périmètre | Ensemble des catégories ou services sur lesquels un utilisateur peut intervenir. | Définir les éléments qu’il peut gérer. | Personnel › Utilisateurs. |
| Rapport | Synthèse des données accessibles dans votre périmètre au moment de l’export. | Exporter les stocks, dotations, mouvements ou dossiers individuels. | Rapports › choisir le rapport, les critères proposés et le format. |
Dotation
- Définition
- Ensemble des items attribués à un collaborateur pour l’équiper.
- Actions associées
- Attribuer, remettre et suivre les retours.
- Où le paramétrer ?
- À gérer dans la fiche du collaborateur.
Item
- Définition
- Élément géré dans MyDotation : vêtement, matériel, clé, badge ou accès numérique.
- Actions associées
- Créer, classer et attribuer.
- Où le paramétrer ?
- Inventaire › Ajouter un item. Puis Fiche de l’item › Modifier l’item.
Pièce
- Définition
- Exemplaire physique numéroté d’un item suivi en stock.
- Actions associées
- Ajouter des pièces et suivre qui les détient.
- Où le paramétrer ?
- Inventaire › Fiche de l’item › Configuration.
Variante
- Définition
- Déclinaison d’un item selon une taille, un format, un modèle ou une zone d’accès.
- Actions associées
- Choisir la déclinaison adaptée et gérer son stock.
- Où le paramétrer ?
- Inventaire › Ajouter un item › Avec variantes.
Item numérique
- Définition
- Accès dématérialisé, comme un compte, une licence ou un code, sans pièce ni stock physique.
- Actions associées
- Attribuer l’accès et enregistrer sa restitution.
- Où le paramétrer ?
- Inventaire › Ajouter un item › Nature › Numérique.
Consommable
- Définition
- Item distribué qui n’a pas à être rendu.
- Actions associées
- Attribuer et remettre.
- Où le paramétrer ?
- Inventaire › Ajouter un item › Au départ du collaborateur › Consommable.
Suivi du stock
- Définition
- Suivi des pièces numérotées : le stock diminue à la remise et augmente au retour.
- Actions associées
- Identifier les pièces et suivre leur disponibilité.
- Où le paramétrer ?
- Inventaire › Ajouter un item › Suivre le stock. Ce choix est fixé à la création.
Item non suivi
- Définition
- Item attribuable sans limite de stock, sans suivi des pièces ni alerte de stock.
- Actions associées
- Attribuer sans gérer de quantité disponible.
- Où le paramétrer ?
- Inventaire › Ajouter un item › laisser Suivre le stock désactivé.
Inventaire
- Définition
- Liste des items et des informations permettant de les gérer.
- Actions associées
- Ajouter, rechercher, filtrer et consulter les fiches.
- Où le paramétrer ?
- Pas de réglage propre : rubrique Inventaire.
Parc
- Définition
- Ensemble des items gérés par l’établissement.
- Actions associées
- Consulter les stocks, les états et la valeur du matériel.
- Où le paramétrer ?
- Pas de réglage propre : Inventaire et Rapports › État du parc.
Catégorie
- Définition
- Classement utilisé pour organiser les items.
- Actions associées
- Créer des catégories et sous-catégories, puis y ranger les items.
- Où le paramétrer ?
- Catégories d’items. Le rattachement se choisit dans la fiche de l’item.
Univers
- Définition
- Grande famille d’items correspondant à une catégorie de tête.
- Actions associées
- Organiser les catégories, désigner un responsable et un lieu.
- Où le paramétrer ?
- Catégories d’items › Catégorie de tête.
Responsable d’univers
- Définition
- Personne chargée de gérer les catégories qui lui sont confiées.
- Actions associées
- Traiter les demandes et gérer les opérations autorisées.
- Où le paramétrer ?
- Catégories d’items › Catégorie de tête › Responsable d’univers. Ses droits se gèrent dans Utilisateurs et Rôles.
Lieu de remise
- Définition
- Endroit où le collaborateur récupère ses items.
- Actions associées
- Indiquer le lieu de récupération.
- Où le paramétrer ?
- Catégories d’items › Catégorie de tête › Lieu ; ou Fiche de l’item › Modifier l’item › Lieu de remise. Le lieu de l’item est prioritaire.
Kit de poste
- Définition
- Liste d’items suggérés pour équiper un poste ou un collaborateur, sans attribution automatique.
- Actions associées
- Créer ou dupliquer un kit, puis attribuer les items proposés.
- Où le paramétrer ?
- Personnel › Kits de poste.
Attribution
- Définition
- Association d’un item à un collaborateur avant sa remise effective.
- Actions associées
- Choisir les items nécessaires.
- Où le paramétrer ?
- À gérer dans Attributions ou dans la fiche du collaborateur.
Désattribuer
- Définition
- Retirer une attribution prévue pour un collaborateur.
- Actions associées
- Annuler un besoin ou ajuster la dotation.
- Où le paramétrer ?
- Action disponible notamment dans Remises et Alertes de stock.
Préparation
- Définition
- Étape qui consiste à rassembler les items avant leur remise.
- Actions associées
- Préparer les items et suivre l’avancement.
- Où le paramétrer ?
- Remises › Préparer.
Remise
- Définition
- Enregistrement de la livraison effective des items au collaborateur.
- Actions associées
- Confirmer les items remis.
- Où le paramétrer ?
- Remises › Remettre.
Retour / restitution
- Définition
- Enregistrement des items rendus par le collaborateur.
- Actions associées
- Enregistrer le retour et constater l’état des pièces.
- Où le paramétrer ?
- Retours.
Attestation
- Définition
- Document émis lors d’une remise, d’un retour ou du solde d’une dotation.
- Actions associées
- Consulter les documents et suivre les signatures.
- Où le paramétrer ?
- Consultation dans Attestations.
Signature en attente
- Définition
- État d’une attestation dont la signature n’a pas encore été recueillie.
- Actions associées
- Repérer les documents restant à signer.
- Où le paramétrer ?
- Aucun réglage direct : Attestations › filtre Signature.
Stock libre
- Définition
- Quantité de pièces disponibles pour être remises.
- Actions associées
- Vérifier la disponibilité et ajouter des pièces.
- Où le paramétrer ?
- Inventaire › Fiche de l’item › Configuration. La disponibilité évolue avec les opérations.
Seuil d’alerte
- Définition
- Niveau de stock paramétré pour signaler un besoin de vigilance.
- Actions associées
- Définir le seuil et consulter les alertes.
- Où le paramétrer ?
- Inventaire › Fiche de l’item › Configuration › Modifier le seuil.
Turnover
- Définition
- Délai obligatoire entre deux remises d’une même pièce, pendant lequel elle reste indisponible après son retour.
- Actions associées
- Définir le délai et anticiper la prochaine disponibilité.
- Où le paramétrer ?
- Inventaire › Fiche de l’item › Planification › Délai de turnover. Activation au niveau de l’établissement.
Conflit de dates
- Définition
- Situation où les demandes sur une même période dépassent le nombre de pièces disponibles.
- Actions associées
- Ajuster les dates, ajouter du stock ou désattribuer une demande.
- Où le paramétrer ?
- Pas de réglage direct : Calendrier, Alertes de stock ou Fiche de l’item › Planification.
Arbitrer
- Définition
- Décider comment résoudre un conflit de disponibilité.
- Actions associées
- Examiner les demandes et ajuster la planification.
- Où le paramétrer ?
- Calendrier › Arbitrer, ou Fiche de l’item › Planification.
État de vie
- Définition
- Situation d’une pièce : active, défectueuse, manquante ou inactive.
- Actions associées
- Repérer les anomalies et filtrer l’inventaire.
- Où le paramétrer ?
- Consultation dans Inventaire et Fiche de l’item › Configuration.
État d’usage
- Définition
- Situation d’utilisation d’une pièce : libre, sortie ou en turnover.
- Actions associées
- Vérifier si une pièce peut être remise.
- Où le paramétrer ?
- Consultation dans Inventaire et Fiche de l’item › Configuration.
Pièce défectueuse
- Définition
- Pièce constatée « à réparer » lors d’un retour et retirée du stock disponible.
- Actions associées
- Remettre en service après réparation ou retirer du parc si elle est irréparable.
- Où le paramétrer ?
- Constat dans Retours ; traitement dans Pièces défectueuses.
Ticket
- Définition
- Signalement ouvert par un collaborateur ou déclaré pour son compte.
- Actions associées
- Ouvrir un ticket et suivre son traitement.
- Où le paramétrer ?
- Tickets › Ouvrir un ticket.
Campagne
- Définition
- Vérification des pièces par scan, sur un établissement ou certaines catégories.
- Actions associées
- Ouvrir une campagne, scanner et repérer les pièces manquantes.
- Où le paramétrer ?
- Campagnes › choisir l’établissement et les catégories.
QR code
- Définition
- Étiquette scannable permettant d’identifier le matériel.
- Actions associées
- Paramétrer les étiquettes, les générer et les scanner.
- Où le paramétrer ?
- Fiche de l’item › Configuration › Paramétrer les étiquettes QR ; rubrique QR codes pour leur gestion.
Collaborateur
- Définition
- Personne à qui des items peuvent être attribués et remis.
- Actions associées
- Suivre sa dotation, ses remises et ses retours.
- Où le paramétrer ?
- Collaborateurs › Fiche du collaborateur.
Utilisateur
- Définition
- Personne disposant d’un compte pour gérer la plateforme selon ses droits.
- Actions associées
- Ajouter un compte, attribuer des rôles ou désactiver le compte.
- Où le paramétrer ?
- Personnel › Utilisateurs.
Rôle
- Définition
- Ensemble de permissions définissant les actions autorisées pour un utilisateur.
- Actions associées
- Créer, modifier et associer un rôle à un compte.
- Où le paramétrer ?
- Personnel › Rôles ; affectation dans Utilisateurs.
Périmètre
- Définition
- Ensemble des catégories ou services sur lesquels un utilisateur peut intervenir.
- Actions associées
- Définir les éléments qu’il peut gérer.
- Où le paramétrer ?
- Personnel › Utilisateurs.
Rapport
- Définition
- Synthèse des données accessibles dans votre périmètre au moment de l’export.
- Actions associées
- Exporter les stocks, dotations, mouvements ou dossiers individuels.
- Où le paramétrer ?
- Rapports › choisir le rapport, les critères proposés et le format.